「売上に直接つながらないのに、なぜか時間だけ取られる事務仕事」。八代の経営者さんとお話しすると、ここに困っている方がとても多いです。前回は「AIのニュースは追わなくていい」というお話をしました。今回はその続きとして、実際に多くの会社が時短できている“地味だけど効く”使い方を、4つに絞って紹介します。どれも特別なシステムはいりません。
1. 会議のメモを「議事録」に整える
会議が終わったあと、走り書きのメモを清書するのは地味に大変です。AIに箇条書きのメモを渡して「これを議事録の形に。決まったことと宿題に分けて」と頼むと、数分で読める形になります。1〜2時間かけていた清書が15〜20分で済んだ、という声もよく聞きます。スマホで録音した音声を文字にしてから渡せば、さらにラクになります。
2. 見積・提案のたたき台をつくる
毎回ゼロから書いている見積の説明文や提案メール。これも「この条件でお客様向けの見積の文面を。ていねいすぎず、わかりやすく」とお願いすれば、たたき台がすぐ出ます。金額や数量はご自身で必ず入れ直す前提で、“文章を書く部分”だけ任せるのがコツ。2〜3時間が30分ほどに縮んだ、という例もあります。
3. SNS・チラシの言葉づくり
「投稿しなきゃと思いつつ、言葉が浮かばない」。そんなときは「八代の〇〇店です。今週のおすすめを、親しみやすく3パターン」と頼むと、候補がいくつも出てきます。その中から一番お店らしいものを選んで、少し直すだけ。ゼロから考えるより、ぐっと気が楽になります。
4. 問い合わせ・メール返信の下書き
よくある質問への返信や、お礼・リマインドのメールは、毎回似た内容になりがちです。「この問い合わせにていねいに返信して」と頼めば下書きができ、あとは固有名や日付を直すだけ。一次対応の時間が大きく減ります。
続けるためのコツ
一度きりで終わらせないために、うまくいった頼み方（プロンプト）はメモに残しておきましょう。「議事録用」「見積用」など決まり文句にしておけば、誰がやっても同じ品質で時短できます。
始めるときの正直な注意点
便利な反面、注意も必要です。お客様の名前・連絡先・金額など、外に出せない情報はそのまま入力しないこと。そしてAIの文章はときどき事実をまちがえるので、出てきたものは必ず自分の目で確認してから使うこと。この2つを守れば安心です。
まとめ
AIは「売上を生む仕事」より、まず「地味な事務」で効きます。議事録・見積・SNS・返信——どれかひとつ、今日の事務で試してみてください。
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