前回、「AIの答えは無難。前提を渡して、自分に寄せるのが人の仕事」というお話をしました。すると今度は、こんな声が聞こえてきそうです。「毎回そんなに丁寧に頼むの、面倒じゃない?」——その通りです。だから今回は、一度作ったらずっと使える「決まり文句（定型文）」にしてしまいましょう。コピペで使える5本をご用意しました。
決まり文句の「型」はひとつだけ
むずかしい理屈は不要です。よく効く頼み方は、だいたいこの並びでできています。
「①自分の事情（業種・相手・状況）＋②やってほしいこと＋③仕上がりの指定（長さ・トーン）＋④パターンを複数出させる」
この型に自社の言葉を入れて保存しておけば、誰がやっても同じ品質で時短できます。では実物をどうぞ。〇〇の部分だけ毎回入れ替えてください。
1. お礼・ご案内メール
八代で〇〇業をしています。お客様の〇〇様に、昨日の〇〇のお礼メールを書いてください。やわらかい言葉で5行以内。3パターンお願いします。
2. 議事録
以下は会議の走り書きメモです。「決まったこと」「宿題（担当と期限）」「次回までの確認事項」の3つに分けて、読みやすい議事録に整えてください。（ここにメモを貼り付け）
3. SNS投稿
八代の〇〇店です。今週のおすすめ「〇〇」をSNSで紹介したいです。親しみやすい文章で3パターン。絵文字は控えめに、最後に来店につながる一言を。
4. 見積・提案にそえる説明文
〇〇業のお客様向けに、見積にそえる説明文を書いてください。内容は〇〇です。専門用語を使わず、お客様が安心する言い回しで。良い点だけでなく注意点も正直に入れてください。
5. 問い合わせへの返信
以下のお問い合わせに、ていねいだけど堅すぎない返信の下書きを作ってください。最後に、来店（またはお電話）につながる一言をそえて。（ここに問い合わせ文を貼り付け）
保存場所を決めると、社内に広がる
作った決まり文句は、メモ帳でもLINEのキープでも構いません。大事なのは「全員が同じ場所を見る」こと。新しいスタッフでも、貼って〇〇を埋めるだけで同じ品質の下書きが出せるようになります。うまくいった頼み方があったら、その都度この保存場所に足していってください。それが御社だけの”AIマニュアル”になります。
始めるときの正直な注意点
定型文はあくまで下書き製造機です。出てきた文章の固有名・日付・金額は必ず自分の目で確認を。それから、お客様の連絡先など外に出せない情報は貼り付けないこと。この2つはこれまで通りです。
まとめ
毎回考えるから続かない。決まり文句にすれば続きます。今日5本コピペして、〇〇を自社の言葉に変えるだけで、明日からの事務がひとつ軽くなります。
「うちの業種だと、どんな型がいい?」——御社の状況を見れば、もっとぴったり作れます。ハチスタの無料Web健康診断を入り口に、お気軽にご相談ください。
